无锡星诺电气有限公司
采购管理制度
 
第一章 总则
 
第一条 为规范无锡星诺电气有限公司（以下简称“公司”）采购管理工作，确保采购业务有序开展，保障生产物资供应及时、质量可靠、成本可控，实现采购信息的规范化管理与跨部门协同，依据公司整体管理要求，结合信息化系统应用实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司生产经营活动中以下物资及服务的采购管理：
（一）生产原材料：硅钢片、电磁线、绝缘材料、轴承、铸件、结构件等；
（二）辅料及耗材：绝缘漆、焊料、绑扎带、紧固件、包装材料等；
（三）外协加工件：委托外部供应商加工的零部件；
（四）设备及备品备件：生产设备、检测设备、设备维修用备件等；
（五）工具及劳保用品：工装模具、量具刃具、劳保用品等；
（六）委外服务：设备维修服务、校准服务、软件服务等。
第三条 采购管理应遵循以下原则：
（一）合规性原则：采购活动应符合国家法律法规及公司内部管理规定；
（二）质优价宜原则：在保证质量的前提下，追求合理的采购成本；
（三）阳光采购原则：采购过程公开透明，严格执行询比价与审批流程；
（四）协同共享原则：采购信息应在权限控制下实现与设计、生产、仓储、财务等部门的协同共享；
（五）供应链安全原则：建立稳定的供应商体系，防范供应中断风险。
 
第二章 组织与职责
 
第四条 采购部是公司采购管理的归口部门，主要职责包括：
（一）制定并维护采购管理制度、采购流程规范及本制度；
（二）负责供应商的开发、评估、选择与日常管理；
（三）负责采购需求的接收、采购订单的创建与执行跟踪；
（四）组织采购询价、比价、谈判及合同签订；
（五）负责采购物资的交期跟踪与到货协调；
（六）负责信息化系统中采购模块的数据维护与应用管理；
（七）协同质量部门进行供应商质量管控与来料检验。
第五条 相关部门职责：
（一）技术/研发部门：提供采购物资的技术规格要求、质量标准及图纸，参与新供应商的技术评估；
（二）工艺部门：提供物料工艺要求，参与新物料试用的工艺验证；
（三）计划物控部（PMC）：提供物料需求计划及请购需求，协调采购到货与生产计划的衔接；
（四）生产部门：反馈物料使用情况，参与采购物资的紧急需求协调；
（五）仓储部门：负责采购物资的到货接收、数量核对及入库管理，反馈库存信息；
（六）质量部门：负责采购物资的质量检验与判定，参与供应商质量评估与质量改进；
（七）设备管理部门：负责设备及备品备件的采购需求提出与技术评估；
（八）财务部门：负责采购付款审核与执行，参与采购价格监控与成本分析。
 
第三章 供应商管理

第六条 供应商开发与准入
（一）采购部根据公司采购需求，通过行业展会、专业网络平台、同行推荐等途径开发潜在供应商。
（二）新供应商准入须经以下评估流程：
资质审查：查验供应商营业执照、生产许可证、质量体系认证证书等资质文件；
技术评估：技术部门对供应商技术能力、生产工艺、检测手段进行评价；
样品验证：关键原材料和外协件须经样品测试或小批量试用验证；
 
现场审核：A类物资供应商和关键外协供应商应进行现场审核。
（三）评估通过的供应商经审批后纳入《合格供应商名录》，相关信息录入信息化系统供应商档案。
第七条 供应商分类管理
（一）采购部应根据供应物资的重要性、年采购额、替代难度等因素，将供应商分为以下等级：

等级	分类标准	管理要点
A级（战略供应商）	关键原材料/外协件供应商，年度采购额排名前20%，替代难度大	签订长期合作协议，定期高层互访，年度联合质量改进，优先付款
B级（重要供应商）	重要物料供应商，年度采购额排名20%-60%	年度价格谈判，定期绩效评估，保持备选供应商
C级（一般供应商）	标准件/通用件供应商，年度采购额排名后40%	标准化采购，价格竞争，简化管理流程

（二）供应商等级评定每年进行一次，由采购部组织，质量部、技术部参与，分管领导审批。
第八条 供应商绩效评估
（一）采购部应每季度对主要供应商从以下维度进行绩效评估：
质量表现（权重40%）：来料合格率、质量投诉次数、质量问题整改及时性；
交付表现（权重30%）：交货及时率、交货数量准确率、紧急订单响应速度；
价格表现（权重20%）：价格水平、价格稳定性、付款条件；
服务表现（权重10%）：响应速度、配合度、技术支持能力。
（二）绩效评估结果作为供应商等级调整、采购份额分配及是否续约的参考依据。
（三）对绩效持续不达标的供应商，应发出《供应商整改通知》，整改无效的应启动淘汰程序。
第九条 供应商档案管理
（一）供应商档案应在信息化系统中建立并维护，内容包括：
供应商基本信息：供应商编码、名称、地址、联系人、联系方式；
资质信息：营业执照、质量体系证书、环保资质等（跟踪有效期限）；
供货信息：供货类别、供货产品、价格协议、交货周期；
评估记录：准入评估报告、年度绩效评估结果、整改记录。
（二）供应商信息变更时，采购部应在3个工作日内更新系统档案。
 
第四章 采购需求与计划管理
 
第十条 采购需求来源
（一）生产物料需求：由计划物控部根据主生产计划和MRP运算结果，生成物料请购需求；
（二）非生产物料需求：由需求部门提交请购申请，经部门负责人审批后提交采购部；
（三）设备及备品备件需求：由设备管理部门根据设备维护计划或实际需要提出；
（四）紧急采购需求：因生产急需或设备故障等特殊情况产生的临时采购需求。
第十一条 请购审批
（一）请购单应在信息化系统中提交，经部门负责人审核后流转至采购部。
（二）请购审批权限根据采购金额分级设定：
常规生产物料请购：由计划物控部负责人审批；
非生产物料请购：由需求部门负责人审批；
超预算或大额请购：须报分管领导审批。
第十二条 采购计划编制
（一）采购部每月应根据物料需求计划、库存情况及供应商交货周期，编制月度采购计划。
（二）采购计划应经采购部负责人审批后执行，作为采购订单下达的依据。
（三）采购计划应动态跟踪，根据生产计划变更及时调整。
 
第五章 采购执行管理
 
第十三条 采购方式
根据采购物资特性及金额大小，采购方式分为以下几种：

采购方式	适用情形	审批要求
询比价采购	单次采购金额较小，有多个合格供应商可选	至少两家比价，采购部负责人审批
招标采购	单次采购金额较大或重大项目采购	成立评标小组，分管领导审批
协议采购	长期稳定供应的标准物料	签订年度框架协议，按协议价格执行
单一来源采购	专利产品、独家供应、设备原厂备件或紧急情况	说明单一来源理由，分管领导审批

第十四条 询比价管理
（一）适用询比价的采购，采购人员应向至少两家合格供应商发出询价。
（二）比价应综合考虑价格、质量、交期、付款条件和服务等因素，选择最优供应商。
（三）询比价资料（报价单、比价表等）应归档保存。
第十五条 采购订单管理
（一）采购部确认供应商及价格后，应在信息化系统中创建采购订单，录入以下信息：
供应商名称及编码；
物料编码、名称、规格型号、数量、单价、金额；
交货日期、交货地点、运输方式；
付款条件、质量要求及其他约定事项。
（二）采购订单编号由系统按统一规则自动生成。
（三）采购订单经采购部负责人审批后生效，审批权限根据采购金额分级设定。
（四）采购订单应及时发送至供应商并确认回传。
第十六条 采购合同管理
（一）单次采购金额较大（超__万元）或涉及长期合作的采购应签订书面采购合同。
（二）采购合同应明确以下要素：采购标的、数量、价格、交货期限、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。
（三）采购合同签订后，合同关键信息应在采购台账或系统中记录。
第十七条 采购跟踪与催交
（一）采购部应通过信息化系统定期跟踪采购订单执行状态，关注临近交货日期的订单。
（二）预计供应商可能延迟交货时，采购部应主动与供应商沟通确认，必要时启动催交程序。
（三）交货延迟可能影响生产进度时，采购部应及时通报计划物控部和生产部门。
 
第六章 采购验收与入库
 
第十八条 到货接收
（一）供应商送货到达后，仓储人员应核对送货单与采购订单的一致性。
（二）仓储人员进行数量清点与外观检查，确认无误后办理收货手续，将物料放置于待检区。
第十九条 质量检验
（一）需质量检验的物资，仓储部门通知质量部取样检验。
（二）质量检验依据技术部门提供的采购物资检验标准执行。
（三）检验合格的物料，质量部出具检验合格报告或签字确认。
（四）检验不合格的物料，按《不合格品控制程序》处理，采购部与供应商协调退货、换货或让步接收。
第二十条 入库处理
（一）检验合格的物资，仓储部门在信息化系统中办理入库手续，更新库存数据。
（二）入库完成后，系统将入库信息关联至应付账款模块。
第二十一条 采购结算与付款
（一）采购部收到供应商发票后，核对发票信息与采购订单、入库单的一致性。
（二）核对无误后，在信息化系统中提交付款申请，经审批后由财务部门安排付款。
（三）付款应按照合同约定的付款条件和账期执行。
 
第七章 采购数据统计与分析
 
第二十二条 采购数据统计
（一）采购部应每月编制采购统计报表，内容包括：
月度采购金额（按物资类别、供应商、需求部门分类汇总）；
月度采购订单执行情况（到货及时率、订单完成率等）；
月度采购价格变动分析；
供应商交货绩效统计。
第二十三条 采购分析
（一）采购部应每季度编制采购分析报告，内容包括：
采购成本同比、环比变化分析；
主要原材料市场价格走势分析；
供应商绩效表现及风险分析；
采购降本措施执行情况及效果评估；
下阶段采购策略建议。
 
第八章 紧急采购管理
 
第二十四条 紧急采购适用于以下情形：
（一）设备突发故障，急需维修备件；
（二）生产计划临时调整，常规库存不足；
（三）供应商突发断供，需紧急替代采购。
第二十五条 紧急采购审批流程：
（一）需求部门提交紧急采购申请，说明紧急原因；
（二）采购部负责人审批（事后补办完整审批手续）；
（三）优先选择已有合作基础的合格供应商。
第二十六条 紧急采购完成后，应在3个工作日内补办系统订单录入及审批手续。
 
第九章 考核与奖惩
 
第二十七条 采购部定期对以下工作进行检查考核：
（一）采购订单录入准确率与及时率；
（二）采购物资到货及时率；
（三）采购物资来料合格率；
（四）采购降本目标完成率；
（五）供应商档案完整性及更新及时率。
第二十八条 对违反本制度，在采购过程中收受回扣、损害公司利益的行为，依据公司规定严肃处理；对采购业绩突出、降本成效显著的给予表彰奖励。
 
第十章 附则
 
第二十九条 本制度由采购部负责解释和修订。
第三十条 本制度自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。